- Вы в командировке или отпуске, и вам срочно потребовались документы из офиса. Настраивать «виртуальную сеть», просить кого-то прислать нужные файлы по электронной почте? Хлопотно и не всегда возможно. Для работы с Докуменой достаточно иметь компьютер с доступом в Интернет и любой браузер (хотя возможны и другие, еще более удобные способы).
- Наоборот – ваш сотрудник в отъезде, и никто не знает, в какой папке он хранит нужный вам файл? В Докумене нет проблемы папок! Каждый сотрудник может организовать свою рабочую среду так, как ему удобно, не запутывая остальных и не мешая им работать с общими документами. С точки зрения бухгалтерии – документ лежит в разделе «Первичка за первый квартал», а с точки зрения производственного отдела – в разделе «Заказы на полимерные изделия» - но это один и тот же документ.
- Из филиала сообщают, что отослали нужный вам документ еще вчера, и валят всю вину на электронную почту? В Докумене не надо ничего пересылать: все документы сразу попадают в общее хранилище, а любые действия с документом фиксируются в удобном журнале, для работы с которым не нужно быть бородатым сисадмином.
- Вы несколько дней работали над документом, размещенным в сетевой папке, а коллега нечаянно заменил его файлом со своей версией? В Докумене это не страшно: здесь сохраняются все версии документа, причем вы можете легко сравнить внесенные вами правки.
- Ценного специалиста сманили конкуренты, и перед уходом он стер все файлы со своими наработками? В Докумене это невозможно: решение об окончательном удалении может принять только специально назначенный сотрудник. Жесткие диски сейчас стоят дешево: вы можете вообще ничего не удалять, а только архивировать. Но ваше хранилище документов при этом не превратится в неуправляемую свалку.
Докумена позволяет экономить время и избавляет вас от множества стрессовых ситуаций, с которыми так или иначе сталкиваются практически все руководители и офисные работники. |
|
Докумена - это масштабируемая система, которая одинаково подходит как небольшим компаниям с 10-15 сотрудниками, так и корпорациям с десятками филиалов, сотнями и тысячами пользователей. Наша ценовая политика учитывает это: вам не нужно быть трестом с миллиардными оборотами, чтобы позволить себе работать с полноценной корпоративной информационной системой. Но и крупному заказчику Докумена не покажется «тесноватым костюмчиком». А для особенно требовательных клиентов мы предлагаем и услуги по «индивидуальной подгонке»: реализацию заказного функционала и интеграторским работам. |
|
Большинство поставщиков делового программного обеспечения в этом месте начинают рассуждать абстрактно – в терминах «снижения рисков» и «повышения качества документов». Это отчасти верно: если благодаря «Докумене» вы спасете от утраты договор на пару миллионов долларов – то система окупится мгновенно и полностью.
Но это – форс-мажор. В случае «Докумены» реальная выгода считается гораздо проще.
Наш хронометраж показывает, что средний офисный работник тратит до 20% рабочего времени на поиск и подбор нужных ему документов. «Докумена» позволяет сократить это время примерно вдвое. Стоимость времени ваших сотрудников вы знаете, стоимость лицензии «Докумены» на одно рабочее место (в зависимости от количество) – приведена в разделе «Как купить?». Отсюда вы легко посчитаете срок окупаемости. Он, разумеется, сильно зависит от исходных данных, но по нашим расчетам – это 2-3 месяца. |
|
- Хранить все электронные документы вашей компании централизованно и предоставлять к ним удобный защищенный доступ отовсюду, где могут находиться ваши сотрудники.
- Просто и легко помещать новые файлы в хранилище через браузер, веб-папки или напрямую из распространенных офисных программ (MS Word, Exсel, Outlook), а также помочь перенести и упорядочить накопленные архивы с помощью «мастера загрузки».
- Быстро находить нужные вам документы и показывать их содержимое, даже если у вас на компьютере нет нужного пакета, конвертировать документы различных офисных форматов.
- Организовать совместную работу с этими документами: обмен заданиями и вопросами, обсуждение, создание и сопоставление версий, связывание документов друг с другом, отслеживание изменений.
- Обеспечить правильное и наглядное разделение доступа: документ увидят только те, кому он предназначен, и все, кому он предназначен.
|
|
Докумена – не «документооборот» |
|
Хотя Докумена и имеет средства для организации рабочих процессов (согласований, утверждений и т.п.), не следует путать ее с традиционными системами документооборота. Если вы сталкивались с ними или даже внедрили у себя на предприятии – ответьте на простой вопрос: какая часть лежащих у вас на диске «рабочих» файлов туда попала? Скорее всего – очень небольшая. Понятие «документооборот» само по себе подразумевает формализацию, упорядочивание информационных потоков. Это хорошо, когда речь идет о рутинных, повторяющихся изо дня в день операциях. Однако реальная жизнь редко укладывается в рамки административных процедур. Мимо систем документооборота гарантированно «пролетают»:
- черновики, наброски, проекты документов на ранней стадии;
- информационные материалы, результаты исследований, полезные образцы и шаблоны, которые никто не утверждал, но которыми все пользуются в практической работе;
- пояснительные записки, неформальные комментарии и обсуждения, расшифровки, расчеты и обоснования.
В общем, вообще все то, что не сводится к типовой процедуре «согласовать, утвердить, доложить». Поместить файл в систему документооборота - означает запустить бюрократическую машину. А куда поместить скан ресторанной салфетки, на которой ваш ведущий специалист наскоро записал пришедшую ему в голову за ужином гениальную идеею? Эта идея, возможно, принесла бы компании миллионы – если бы не сгинула в файловой свалке. |
|
Не слишком ли это сложно? |
|
Наша практика показывает, что в реальной жизни в повседневную офисную практику внедряются только очень простые в использовании продукты. Заставить сотрудников применять нечто сложное и громоздкое – крайне сложно. Мы убеждены, что информационные системы должны в первую очередь облегчать работу, делать ее более удобной. Если система сколь угодно полезна для бизнеса, но требует долгого освоения и переучивания – то даже под угрозой жестких административных мер сотрудники будут использовать ее кое-как, и полноценной отдачи такое внедрение не даст.
Поэтому пользоваться Докуменой – очень просто! Мы сами пользуемся Докуменой в повседневной деятельности – и именно это помогает нам делать реально востребованный продукт и развивать его динамично. Мы очень требовательны к понятности и простоте интерфейсов системы. Несмотря на богатство возможностей, Докумена, как и положено хорошему офисному продукту, не пугает нагромождением ненужного функционала. Начните с простого – с ликвидации неконтролируемых свалок документов – а прочие возможности Докумены раскроются перед вами постепенно и без напряжения. |
|
